شاخص های کلیدی عملکرد (KPI): چرا و چگونه می توان آنها را تنظیم کرد ، به علاوه KPI در آموزش اکسل

به طور کلی ، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) شاخص های مهم پیشرفت شما در جهت یک هدف خاص هستند.

در این مقاله ، اطلاعات زیر را یاد خواهید گرفت که به شما در درک مفهوم شاخص های کلیدی عملکرد کمک می کند و به شما الهام می دهد تا در نظر بگیرید که چگونه بهترین آنها را در سازمان خود تعریف کنید:

• شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) ، به زبان ساده و با جزئیات بیشتر چیست؟
• هدف KPI ها چیست؟
• مزایای KPI ها چیست؟
• چگونه می توانید KPI های خود را تنظیم کنید (و آنها را از داشبورد اکسل ردیابی و اندازه گیری کنید)؟
• و در آخر ، برخی از نمونه های KPI که می توانید هنگام تعریف شاخص های عملکرد خود به عنوان الهام از آن استفاده کنید؟

فهرست مطالب

• KPI به زبان ساده چیست؟
• KPI با جزئیات بیشتر چیست؟
• هدف KPI چیست؟
• مزایای تنظیم KPI ها چیست؟
• چگونه KPI ها را تنظیم می کنید؟(یک راهنما)
• چند نمونه از KPI ها برای استفاده چیست؟

KPI به زبان ساده چیست؟

به ساده ترین اصطلاح ، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) راهی برای اندازه گیری نحوه عملکرد افراد ، تیم ها یا کل شرکت ها در مقایسه با اهداف مورد نظر برای دستیابی به آنها نشان می دهد.

برای کمک به درک مفهوم ، بیایید به یک مثال ساده و مصور نگاه کنیم:

تصور کنید کشتی از هال به آمستردام قایقرانی می کند.

انتظار می رود این کشتی در 12 ساعت مسافران و محموله های خود را به مقصد منتقل کند.

در طول سفر ، کاپیتان و خدمه باید مورد توجه قرار گیرند:

• اطلاعات آب و هوا
• وضعیت دریا
• اصطکاک آب
• سطح سوخت کشتی
• سرعت متوسط کشتی

مؤلفه های ذکر شده همه KPI هستند - آنها به کاپیتان و خدمه کمک می کنند تا درک کنند که آیا سفر طبق برنامه ریزی پیشرفت می کند یا اینکه آیا آنها نیاز به انجام برخی تنظیمات دارند:

• به برنامه خود (مانند حرکت زمان انتظار ورود به جلو به دلیل هوای بارانی)
• به KPI آنها کنترل دارند (مانند پر کردن سطح سوخت کشتی یا سرعت بخشیدن)

KPI با جزئیات بیشتر چیست؟

با افزودن جزئیات بیشتر به تعریف شاخص عملکرد کلیدی ، آنها معمولاً به عنوان اندازه گیری عملکرد قابل اندازه گیری توصیف می شوند که نشان می دهد چگونه یک سازمان به سمت یک هدف تجاری از پیش تعریف شده پیشرفت می کند.

ما 2 بخش اصلی را از نظر انواع شاخص های کلیدی عملکرد ، بر اساس:

1. آنها به چه کسی اقدام می کنند
2. چگونه آنها به مشارکت در یک سازمان کمک می کنند

تقسیم KPI ها بر اساس کسی که آنها درخواست می کنند

با توجه به این بخش اول ، ما به طور معمول بین 2 نوع شاخص عملکرد کلیدی ، بر اساس سطوح مختلف سازمانی که در آن اعمال می شود ، تمایز قائل می شویم:

• KPI های سطح بالا-آنها عملکرد کلی سازمان را ردیابی می کنند
• KPI های سطح پایین-آنها عملکرد بخشهای جداگانه سازمان ، مانند بازاریابی ، فروش ، منابع انسانی ، توسعه و غیره را ردیابی می کنند.

تقسیم KPI ها بر اساس نحوه کمک به آنها در یک سازمان

با توجه به این بخش دوم ، ما بین 5 نوع مختلف از شاخص های عملکرد کلیدی ، بر اساس نحوه کمک به آنها در سازمان: ورودی ، خروجی ، فرآیند ، پروژه و نتیجه KPI ها تمایز قائل هستیم.

بیایید هر نوع را بر اساس نمونه ای از نوار چای مرسوم ، مد روز که در حال اجرا است ، نشان دهیم.

1. KPI های ورودی - آنها میزان ، نوع و کیفیت ویژگی های منابع مورد نیاز برای تولید خروجی های خاص را اندازه گیری می کنند.

به عنوان مثال ، این شاخص های عملکرد ممکن است:

• کارآیی تأمین کننده هایی که انواع مختلفی از چای را برای شما فراهم می کنند
• کیفیت چای
• کیفیت اتاق های ذخیره سازی که در آن چای را نگه می دارید
• آب و صورتحساب های دیگر
• هزینه کارمندانی که در نوار چای شما کار می کنند

2. KPI های خروجی - آنها آنچه را که در نتیجه KPI های ورودی تولید می شود ، اندازه گیری می کنند.

به عنوان مثال ، این شاخص های عملکرد ممکن است:

• طعم چای
• دمای چای
• قدرت چای

3. فرآیند KPI ها - آنها کیفیت و کارآیی تجهیزات و فرآیندهای درگیر در تولید خروجی های خاص را اندازه گیری می کنند.

به عنوان مثال ، این شاخص های عملکرد ممکن است:

• کارآیی تجهیزات مورد استفاده برای تهیه چای
• کارآیی روش تهیه چای

4- پروژه KPI - آنها وضعیت تحویل و پیشرفت به سمت نقاط عطف در پروژه ها را اندازه گیری و ردیابی می کنند.

به عنوان مثال ، این شاخص های عملکرد ممکن است:

• کمپین بازاریابی که نوار چای شما را تبلیغ می کند

5. نتیجه KPI - آنها دستاوردهای ناشی از تلاش شما به سمت یک هدف را اندازه گیری می کنند.

2 نوع زیر از این شاخص های عملکرد وجود دارد:

• نتیجه متوسط KPI (به عنوان مثال ایجاد آگاهی بهتر برند)
• نتیجه نهایی KPI ها (به عنوان مثال ایجاد سطح بالاتری از رضایت مشتری در نتیجه آگاهی بهتر برند)

هدف KPI چیست؟

هدف اصلی شاخص های کلیدی عملکرد این است که دقیقاً نشان دهید سازمان شما در مقایسه با آنچه می خواهید انجام دهید مقایسه می شود:

• آیا شما در مسیر هستید؟
• آیا عقب مانده اید؟
• آیا شما جلوتر هستید؟

به عنوان مثال ، بگویید که هدف شما این است که 6 ماه پس از اولین زندگی به 50،000 صفحه نمایش در وبلاگ خود برسید.

4 ماه اول می گذرد و می فهمید که در این مدت فقط به 5000 صفحه نمایش رسیده اید.

با نگاهی ساده به این شماره ها ، می دانید که با آنچه می خواهید انجام دهید عقب مانده اید ، و باید کار خود را ارزیابی کنید و بر این اساس برنامه هایی را برای آینده تهیه کنید (به عنوان مثال استراتژی خود را تغییر دهید ، انتظارات خود را پایین بیاورید یا به سادگیبیشتر کار کن).

اگر شاخص های عملکردی کلیدی خاصی را به تمام اهداف تجاری خود وصل کنید ، ردیابی و ارزیابی آنها را به این روش آسان هر چند وقت یکبار که دوست دارید ، آسان می کنید و رویکرد خود را برای کار در این زمینه تغییر می دهید.

مزایای تنظیم KPI ها چیست؟

شاخص های کلیدی عملکرد دارای چندین مزیت حیاتی برای یک سازمان هستند:

✓ آنها موقعیت فعلی یک سازمان و انتظارات را از نظر عملکرد آینده روشن می کنند.

✓ آنها به عنوان یک مرجع استفاده می کنند که می توانید برای مقایسه عملکرد گذشته و حال استفاده کنید و نتیجه گیری مناسب را برای آینده بدست آورید.

✓ آنها آنچه را که در یک تجارت مهم است ، تشریح می کنند ، بنابراین به کارکنان کمک می کنند تا در دستیابی به این امر تمرکز کنند.

✓ آنها دلالت بر یک رویکرد مداوم شما برای دستیابی به یک هدف دارند.

✓ آنها مشارکت کارکنان را افزایش می دهند و آنها را برای پیگیری هدف انگیزه می دهند.

✓ آنها با نشان دادن آنچه که عملکرد خوبی را نشان می دهد و آنچه نشان دهنده کم کاری است ، کارمندان را با کار خود پاسخگوتر می کنند.

✓ آنها به حداکثر رساندن استفاده از منابع و از بین بردن ناکارآمدی کمک می کنند.

✓ کارمندان با هدف شرکت ارتباط بهتری دارند.

چگونه KPI ها را تنظیم می کنید؟یک راهنمای یازده مرحله

اکنون که می فهمید شاخص های عملکردی کلیدی چیست و چرا آنها برای رسیدن به اهداف تجاری مهم هستند ، بگذارید ببینیم چگونه می توانید آنها را به بهترین وجه برای سازمان ، تیم ها و بخش های خود تنظیم کنید.

1. اهداف مربوطه را برای KPI های خود تعریف کنید

اول ، قبل از اینکه حتی در مورد شاخص های عملکرد خود فکر کنید ، اهداف تجاری دقیق را که آنها به آنها پیوند خواهید داد ، در نظر بگیرید و تعریف کنید.

اطمینان حاصل کنید که این اهداف برای موفقیت مشاغل شخصی شما مهم است ، نه فقط اهداف تصادفی که از یک شرکت مشهور که برای الهام بخشیدن به آن کپی کرده اید ، کپی کرده اید.

به یاد داشته باشید ، مگر اینکه اهداف منتخب شما به سازمان خود شما مربوط باشد ، با تلاش خود ، یا بدتر از آن ، هدر رفتن وقت و هزینه ، به هیچ چیز نرسیدید.

2. تصمیم بگیرید که چند KPI باید داشته باشید

اکنون که از مرتبط بودن و روشن بودن اهداف شرکت خود اطمینان حاصل کردید، زمان آن فرا رسیده است که تصمیم بگیرید چند شاخص عملکرد را می خواهید به آنها متصل کنید.

استیسی بار، متخصص سنجش عملکرد، در مقاله خود در کتابخانه KPI در یک فرآیند 3 مرحله ای که به راحتی قابل پیگیری است، بیش از سه KPI برای هر هدف را پیشنهاد نمی کند:

مرحله 1: اهداف خود را با KPI خود پیوند دهید

هر اندازه گیری عملکرد باید به عنوان وسیله ای برای رسیدن به یک هدف خاص عمل کند و به این ترتیب باید به آن هدف مرتبط باشد. همه KPI هایی که به عنوان وسیله ای برای رسیدن به یک هدف خاص عمل نمی کنند، KPI هایی هستند که باید آنها را حذف کنید.

مرحله 2: 3 هدف اولویت دار خود را انتخاب کنید

اگر به دنبال دستیابی به برتری با اهداف خود هستید (که معمولاً همینطور است)، پس 3 هدف حداکثری است که باید در یک زمان تعیین کنید. پس از اتمام 3 هدف اول خود، می توانید تمرکز خود را به مجموعه دیگری از اهداف تغییر دهید.

مرحله 3: برای هر هدف اولویتی بیش از 3 KPI تنظیم نکنید

اگر یک هدف تنها به 1 KPI نیاز دارد، در این صورت شما در یک شروع عالی هستید. با این حال، در صورتی که برای سنجش موفقیت خود در جهت رسیدن به یک هدف به بیش از 1 KPI نیاز دارید، حداکثر 3 KPI برای تمرکز شما بهینه است. در راستای آن، بهتر است بیش از 9 شاخص کلیدی عملکرد را در یک زمان ردیابی کنید (حداکثر 3 هدف در 3 KPI).

3. اجزای KPI خود را تعریف کنید

اکنون که حداکثر KPIهایی که باید داشته باشید را درک کرده اید، زمان آن رسیده است که به 4 مؤلفه اصلی که باید در هنگام تنظیم KPI در نظر بگیرید فکر کنید: اندازه گیری، منبع داده، هدف و فرکانس آن.

مرحله 1: معیار KPI را انتخاب کنید

معیار KPI مشخص می کند که چه چیزی را می خواهید اندازه گیری کنید و چگونه می توانید آن را اندازه گیری کنید.

به عنوان مثال، معیاری که ممکن است بخواهید ردیابی کنید می تواند ترافیکی باشد که به وب سایت شما می آید.

مرحله 2: منبع داده KPI را انتخاب کنید

منبع داده KPI نحوه جمع آوری داده هایی را که برای ردیابی و تجزیه و تحلیل KPIهای مورد نظر خود نیاز دارید، روشن می کند. برای این منظور، بسته به اینکه دقیقاً چه چیزی را می خواهید ردیابی و تجزیه و تحلیل کنید، احتمالاً ارزش زیادی در نرم افزار خاص پیدا خواهید کرد.

به عنوان مثال، برای ردیابی ترافیک ورودی به وب سایت خود، می توانید از Google Analytics استفاده کنید.

کسب درآمد از فارکس...